Um plano de contingência de TI é um documento capaz de evitar a perda de dados frente a qualquer tipo de problema e, portanto, um instrumento cada vez mais crucial na rotina das organizações.
Ainda que a Segurança da Informação seja um assunto em alta, que indica a necessidade de adoção de medidas protetivas, 76% das empresas ainda enfrentam problemas com a perda de dados críticos para os negócios.
Isso pode acontecer por diferentes motivos, inclusive pela ausência de um bom plano de contingência de TI. Por essa razão, neste artigo, vamos ajudar você a entender por que esse documento é tão importante e como criar o seu!
O que é um plano de contingência de TI?
Um plano de contingência de TI é um documento elaborado com base na análise dos riscos aos quais a empresa está sujeita, considerando os mais variados cenários de problemas que podem ocorrer.
Isso significa que esse tipo de plano engloba problemas esperados e prováveis, mas também os inesperados e menos prováveis. E é por essa razão que o plano de contingência se torna um documento realmente capaz de orientar a organização no enfrentamento a algo que pode comprometer os negócios.
Com base nisso, o documento considera os recursos disponíveis para a definição das melhores maneiras de lidar com a situação com rapidez e segurança para evitar riscos, reduzir danos e recuperar o máximo de dados possível.
Como elaborar um plano de contingência de TI?
Dedicar tempo e expertise no desenvolvimento desse documento possibilita a definição de soluções perfeitamente adequadas à realidade de sua empresa, o que aumenta as chances de realmente reduzir ou eliminar perdas e prejuízos.
Há algumas etapas a serem seguidas para um bom plano de contingência de TI, veja:
Diagnóstico
A etapa inicial consiste na identificação dos pontos fracos que poderiam ser foco de problemas para a TI da empresa, ou seja, de vulnerabilidades de segurança que podem originar riscos para o pleno funcionamento dos negócios.
Análise de riscos
Em seguida, tendo em vista as vulnerabilidades identificadas, é preciso considerar as possíveis ameaças e os fatores capazes de levar à concretização dos riscos identificados, como um ataque cibernético e a ausência de soluções robustas de Segurança da Informação.
Definição de prioridades
A etapa seguinte da elaboração do plano de contingência de TI é identificar os processos vitais da empresa e apontar quais os sistemas precisam ser recuperados primeiro, ou preferencialmente, em casos de problemas.
Determinação de estratégias
Determinar estratégias é definir o como fazer. Esse é o caminho para se determinar como cada sistema deve ser recuperado ― o que pode ser feito usando softwares ou aplicações, por exemplo ―, quando e quem são os responsáveis por cada ação.
Redação e divulgação do documento
Por fim, o plano de contingência de TI precisa ser detalhadamente redigido e divulgado para que os colaboradores conheçam seus papéis no processo de gerenciamento de crises, bem como as estratégias a serem seguidas em cada caso. Sem isso, a empresa corre o risco de ter um bom plano, mas não aplicá-lo frente a algum tipo de problema.
Como escrever um plano de contingência de TI para o seu negócio em 5 passos
Se o plano de contingência precisa ser detalhadamente redigido, é justo que ajudemos você a entender como fazer isso de forma simples e prática. Confira:
1. Mapeie os processos essenciais
Identifique e aponte quais são os processos essenciais para o negócio. Para tanto, considere os que são cruciais para que a empresa consiga atender seus clientes normalmente e com segurança.
2. Crie uma lista de riscos para cada processo
Em seguida, faça uma lista dos riscos para cada processo crucial da empresa, entendendo quais são os riscos que podem afetar o fluxo de trabalho, assim como o pleno atendimento aos clientes.
Quanto a isso, lembre-se de que o plano de contingência de TI considera o provável e o improvável, e tenha em mente que todo processo organizacional é vulnerável a algum tipo de risco, incluindo emergências e falhas humanas.
Assim, pergunte-se “o que pode dar errado com cada um desses processos que são cruciais para a empresa?”. Buscar as respostas vai ajudar na compreensão de como cada processo se ancora em algo para evitar que algum problema aconteça. Ter clareza disso também ajuda a desenhar um plano sólido para a organização.
3. Avalie o impacto potencial e a probabilidade de cada risco
O passo seguinte para escrever seu plano de contingência de TI é determinar como cada risco pode impactar os negócios. Alguns podem causar simples atrasos, enquanto outros podem inviabilizar o fluxo normal de trabalho por tempo indeterminado.
É importante avaliar a probabilidade de que cada risco se concretize e, para tanto, muitas empresas optam por fazer uma avaliação de risco qualitativa que direciona também para o impacto dos riscos potenciais.
4. Calcule custos e reservas para contingências e identifique problemas para mitigar
O passo seguinte envolve uma análise de risco quantitativa que, embora menos comum, é mais prática para avaliar o custo (ou o prejuízo) potencial de cada risco que a empresa pode enfrentar. Para tanto, convém elencar informações como:
- Perda potencial total do evento;
- Perda esperada do evento;
- Custo da resposta (pós-evento);
- Custo de mitigação (pré-evento).
5. Crie um plano de resposta para eventos priorizados
Por fim, seu plano de contingência de TI precisa definir respostas para riscos, ou eventos, potenciais, explorando os pontos abaixo:
- O que pode ser feito com antecedência para minimizar efeitos adversos no evento? Exemplos: fazer backup de dados, ter um estoque extra de mercadorias ou contar com mais funcionários de plantão;
- O que pode ser feito imediatamente após o evento para minimizar o impacto? Exemplo: trazer funcionários de plantão ou qualquer outra medida que contribua para que a empresa atenda aos clientes normalmente.
Vale pontuar, as respostas são específicas para o tipo de atividade, serviço ou produto e processos da sua empresa.
Os riscos de não ter um plano de contingência de TI
Muitas empresas abrem mão de desenvolver um plano de contingência de TI por ignorar sua importância ou por considerar o processo trabalhoso. Para que você não cometa esse erro, elencamos alguns riscos aos quais sua empresa está sujeita e que ajudam a entender melhor por que vale a pena realizar esse planejamento:
Riscos cibernéticos
Desde o início, pontuamos que o plano de contingência de TI está atrelado ao objetivo de evitar a perda de dados que, atualmente, estão entre os ativos mais valiosos de qualquer organização.
Riscos cibernéticos, como ataques hackers, são problemas crescentes visto que os cibercriminosos contam com estratégias cada vez mais robustas para conseguir as informações que desejam. Um exemplo é o uso de ransomwares, malwares “sequestradores” que invadem os sistemas e pedem o pagamento de resgate pelos dados.
Falha de software
As falhas em softwares e sistemas podem ser prevenidas com planos de manutenção preventiva e corretiva, mas o risco não deixa de existir. Um problema assim também pode levar à perda de dados ou à paralisação das atividades da empresa até que o problema seja resolvido.
Falta de energia ou de recursos similares
Ainda, é preciso considerar problemas simples, mas de grande impacto, como a falta de energia elétrica ou de internet, por exemplo. A indisponibilidade de serviços desse tipo tem potencial para afetar o fluxo de trabalho, comprometer processos e entregas.
Tudo isso também pode afetar a credibilidade da empresa, levando à perda de parceiros, investidores e clientes, minando seu poder de atuação no mercado.
Conclusão
Ter um plano de contingência de TI deveria ser visto como uma estratégia de negócios “obrigatória” para qualquer empresa que faça uso de recursos digitais hoje em dia.
É certo que ninguém quer pensar na possibilidade de alguma coisa dar errado e impactar a rotina e até o futuro da organização, mas os riscos são reais e a melhor forma de lidar com eles é se preparando.Que tal contar com ajuda especializada para fazer isso? Entre em contato conosco!
