No final de julho de 2018, o Conselho Nacional de Justiça (CNJ) publicou novas normas para operação dos cartórios do país. A principal novidade é a obrigatoriedade do uso do backup em nuvem, prevista pelo Provimento n° 74, que entra em vigor em 180 dias após sua publicação, ou seja, 31 de janeiro de 2019.
Seu cartório já está preparado?
Neste post, vamos explicar a você o que é o backup em nuvem, como essa novidade afeta os cartórios e o quanto a implementação da tecnologia pode custar.
É comum que mudanças impostas por lei sejam recebidas com desconfiança ou desgosto, por isso, mais do que ajudar você a manter seu cartório dentro das normas, também queremos indicar quais benefícios esse tipo de backup traz para você.
Acompanhe neste vídeo e no restante do artigo!
O que diz a nova norma?
A nova norma, chamada de Provimento n° 74, discorre da Recomendação nº 09/2013 do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), posteriormente alterada pela Recomendação nº 11/2013.
Como o texto do próprio CNJ informa, a norma “Dispõe sobre padrões mínimos de tecnologia da informação para a segurança, integridade e disponibilidade de dados para a continuidade da atividade pelos serviços notariais e de registro do Brasil e dá outras providências”.
Em outras palavras, o Provimento n° 74 estabelece alguns requisitos que visam garantir que os dados gerados em decorrência dos serviços prestados em cartório estejam seguros. Além disso, visam que esses dados estejam facilmente disponíveis para assegurar a continuidade das atividades do cartório.
Para tanto, a norma prevê a adoção de medidas de segurança da informação, com algumas variações a depender da classificação do cartório (é importante consultar o texto do Provimento para conferir em qual classe a sua repartição pertence). Na lista apresentada de recursos necessários, constam tecnologias como: software antivírus e antissequestro, firewall e o backup em nuvem.
Afinal, o que é backup em nuvem?
Como você deve saber, fazer um backup é criar uma cópia de segurança de um ou de vários arquivos, o que significa ter uma cópia reserva em outro equipamento, caso o original seja comprometido de alguma forma. O objetivo, portanto, é garantir que as informações não se percam e que possam ser recuperadas caso seja necessário.
Por muito tempo, o backup era feito por de equipamentos físicos, como o HD externo. Para tanto, era necessário estabelecer uma rotina para realizar o processo manual de criação das cópias de segurança dos novos arquivos gerados a cada dia. Esse tipo de backup ainda é necessário, mas já se sabe que não é uma opção tão segura quanto deveria.
Dispositivos físicos de backup também podem ter problemas, ser danificados ou até furtados, comprometendo a segurança e a integridade dos dados das atividades do cartório. Para evitar esse risco e para facilitar todo o processo, surgiu o backup em nuvem.
O backup em nuvem permite o armazenamento de dados por meio da internet e pode ser programado para ser realizado automaticamente, evitando esquecimentos. Isso é importante também porque o Provimento n° 74 determina que o intervalo para a atualização do backup do cartório não demore mais do que 24 horas.
A segurança da nuvem
Uma das principais dúvidas de quem considera ou precisa adotar o backup em nuvem está relacionada à sua segurança. Ainda é bastante comum temer o uso de tecnologias baseadas na internet porque resultam em algo que não é palpável para o usuário, diferente de um HD externo.
A questão é que o backup em nuvem é uma tecnologia que conta com avançados recursos de segurança da informação, como a criptografia de dados. Além disso, as informações salvas em nuvem ficam armazenadas em data centers projetados pela empresa especializada que oferece o serviço e que contam com diversos níveis de proteção contra qualquer problema que comprometa a integridade dos dados.
Regras para a escolha do servidor em nuvem
Existem serviços de backup em nuvem que são gratuitos e que atendem à diferentes necessidades. Para os cartórios ― assim como para empresas dos mais variados segmentos ― o indicado é optar por um serviço pago em razão da maior disponibilidade de espaço, de possibilidade de contar com servidores mais ágeis e, ainda, por serem mais seguros.
Para o devido cumprimento do Provimento n° 74, é importante ter atenção aos requisitos e escolher um servidor que permita:
- o agendamento de atualizações do backup em intervalos menores do que 24h;
- a criação de pontos de recuperação a cada 30 minutos, visando a geração de cópias de segurança incrementais;
- a realização das rotinas de backup sem interromper ou prejudicar as operações do cartório;
- a identificação dos responsáveis pela confecção e alteração de atos, bem como datas e horas, por meio de trilha de auditoria.
Essas e outras características do servidor a ser utilizado para o backup em nuvem devem ser consultadas e analisadas de modo a garantir a escolha do serviço mais adequado para o seu cartório. Em nosso blog, temos o post Quais os melhores servidores para backup em nuvem?, que pode ser útil para a sua escolha.
Aqui, seguimos para outro ponto relevante, e que certamente é de seu interesse: os custos envolvidos na adoção de um backup em nuvem.
Os custos da adequação ao Provimento n° 74
Quando novas normas surgem, a relutância em mudar ou em aceitar a mudança de bom grado está associada a diversos fatores, dentre eles, o valor a ser investido para a implementação da nova tecnologia.
O backup em nuvem é um serviço bastante flexível. Seu valor varia de um servidor para o outro e também em razão de fatores como o espaço disponível para armazenagem de dados e a agilidade do servidor em questão.
O ponto positivo é que seu cartório não precisa iniciar a implementação do backup com um serviço mais caro e que contenha mais espaço do que o necessário para o momento. É possível começar com um serviço mais modesto e aumentar sua capacidade gradativamente, reduzindo o impacto do custo de adoção da tecnologia.
Para tanto, você precisa ter clareza de qual tipo de serviço é necessário, ou seja, quais as características atendem ao seu cartório. Algo que, como contamos no post Quanto custa adotar um backup em nuvem?, pode ser descoberto com o auxílio de uma consultoria especializada, como a oferecida pela Prolinx.
Ficou com alguma dúvida ou precisa de ajuda para garantir que seu cartório esteja dentro das normas do Provimento n° 74? Entre em contato com a Prolinx!
