Muitas são as tarefas, atividades e obrigações relacionadas à rotina de qualquer empresa. Um cenário que, não há dúvidas, torna desafiadora a missão de conseguir manter tudo em ordem, sobretudo questões que parecem menos urgentes, como as licenças de software.
Manter as licenças atualizadas ou, ainda, eliminar o uso de softwares piratas é importante para a segurança de dados da empresa e, também, para evitar problemas com a fiscalização da Microsoft.
Assim sendo, para te ajudar a manter suas licenças de software em dia, apresentamos uma 5 dicas que podem ser bastante úteis. Acompanhe!
1 – Faça um inventário de TI
A primeira dica para garantir que as licenças de software da sua empresa estejam em dia é conhecer, de fato, qual a realidade da sua empresa. Nesse contexto, isso significa saber ao certo quantos equipamentos existem, quantos estão em uso e quantos e quais possuem ou não licenças originais.
Fazer esse inventário é fundamental para descobrir quais máquinas estão com a licença desatualizada, quais estão com licença ativa ou, ainda, utilizam um software irregular, por exemplo.
Além de permitir total garantia de que a empresa esteja em dia com a Microsoft, o inventário de TI fornece um panorama geral do departamento, possibilitando ainda que sua empresa tenha mais facilidade para determinar qual tipo de licenciamento é o mais adequado.
2 – Aposte em softwares para ajudar com o inventário
Para fazer esse inventário de TI, é possível recorrer ao uso de planilhas que tornem mais fácil a anotação de informações, bem como a sua consulta, sempre que necessário.
Outra opção que pode ser mais prática e mais interesante é apostar no uso de softwares que foram especialmente desenvolvidos para essa função.
Vale saber que a própria Microsoft já desenvolveu e disponibiliza ferramentas de inventário. É o caso do MAP Toolkit que, dentre outras funções, realiza o rastreamento de uso de softwares, facilitando a avaliação da estrutura de TI da empresa.
Leia o artigo sobre os diferentes tipos de licenciamento Microsoft.
3 – Mantenha a sua documentação de TI em dia
A depender do tipo de licenciamento buscado pela sua empresa, a situação de cada equipamento pode variar. Em outras palavras, o tempo de validade de cada licença pode ser diferente.
Essa é uma das razões pelas quais é importante manter toda a documentação de TI atualizada. Dessa forma, sua empresa evita cair em irregularidade por uma simples falta de atenção ou cuidados. E, mais do que isso, consegue comprovar facilmente sua situação regular caso receba alguma notificação de fiscalização da Microsoft.
4 – Defina os responsáveis por acompanhar as licenças
Tanto para os cuidados com as licenças de software quanto com outras demandas do relacionadas ao setor de TI da empresa, é importante definir normas, procedimentos e designar responsáveis.
Essas definições, geralmente, são documentadas e compartilhadas com toda a empresa (ou setor responsável) para que cada um conheça e cumpra com suas responsabilidades para manter o setor em dia. E isso, certamente, vale para a tarefa de manter a documentação atualizada, bem como checar o inventário.
Dessa forma, se torna mais fácil garantir que a empresa esteja sempre em conformidade com a Microsoft e não se sujeite a problemas de segurança ou com a fiscalização — o que, inclusive, pode levar à multas e a processos cíveis e criminais.
5 – Terceirize a organização de TI e das licenças
Por fim, se seguir as dicas anteriores parece complicado demais ou esteja fora do alcance da sua empresa, a solução ideal é contar com uma empresa especializada para terceirizar o serviço.
Além de cuidar da verificação e atualização das licenças, até mesmo orientando a escolha do tipo de licenciamento ideal, a empresa terceirizada pode atuar em favor da organização geral do setor de TI ou do cumprimento de outras tarefas pontuais.
Seja qual for o caso, contar com esse tipo de apoio pode poupar tempo, reduzir custos e, ainda, contribuir para que a regularização das licenças e a solução de outras questões ocorra de forma mais ágil e eficiente.
Gostou das dicas para manter suas licenças de software em dia? Caso precise de ajuda para cumpri-las, entre em contato com o time de especialistas da Prolinx!
