Como é realizado o gerenciamento do sistema de e-mails da sua empresa? Você ainda utiliza contas pessoais ou gratuitas para se comunicar com os seus funcionários?

Este é o momento de profissionalizar essa forma de comunicação e o Microsoft Exchange é uma excelente solução.

Continue a leitura para saber como essa ferramenta funciona e, claro, entender quais as vantagens de um e-mail corporativo que promove a melhoria da produtividade, da comunicação e proporciona mais segurança ao seu negócio!

O Microsoft Exchange

O Exchange é o serviço de e-mail do Office 365. Uma solução elaborada para empresas que possibilita o acesso a um modelo de administração de e-mails confiável, seguro, versátil e robusto.

Ao contratá-lo, você conta com servidores na nuvem e passa a trabalhar com o software Client Access Server.

Esse software tem a função de fazer a interação entre o usuário, o sistema e o Mailbox Server que, por sua vez, é o responsável por gerenciar os dados transmitidos e compartilhados.

A interface do Exchange é a mesma do Outlook na versão web, o que facilita e agiliza o processo de adaptação de todos os funcionários.

Além disso, o protocolo utilizado para baixar os e-mails é o MAPI (Messaging Application Programming Interface). Desenvolvido pela Microsoft, esse protocolo possibilita a utilização de forma compartilhada e sincronizada de funções como calendário e catálogos de endereços.

Recursos do Microsoft Exchange

Além da versatilidade e da confiabilidade, o Microsoft Exchange possui vários recursos que deixaram o trabalho e a comunicação entre a equipe mais fácil e segura:

• Recursos avançados de segurança: o Exchange ajuda a proteger as contas de e-mail com filtros antimalware, anti-phishing e antispam;
• Gerenciamento: o aplicativo possui um centro de administração com interface web de fácil entendimento;
• Acesso de qualquer lugar: os usuários têm acesso ao e-mail, calendário e contatos em dispositivos móveis e notebooks de forma simples e em qualquer lugar;
• Recuperação de conteúdo: com o Microsoft Exchange, o administrador pode recuperar arquivos excluídos na lixeira em até 30 dias;
• Assinaturas em HTML: se a sua empresa utiliza esse tipo de assinaturas, o serviço de web do Exchange suporta assinaturas completas em HTML sem a necessidade de instalação do Outlook;
• Migração de arquivos PSTs, Gmail, Hotmail e Yahoo: se os usuários fizerem a migração para o Exchange de algum serviço de e-mail gratuito, é possível trazer todo o conteúdo diretamente para a nuvem.

Assim, você deixa todo o conteúdo seguro e pode fazer apenas um tipo acesso;

• Pesquisa de conteúdo: com o Microsoft Exchange, o administrador pode pesquisar palavras-chave ou determinar condições de pesquisa em qualquer conta de e-mail;
• Rastreamento: é possível realizar o monitoramento de envio e recebimento de um e-mail em toda a organização, inclusive com a informação para fins de auditoria se o e-mail foi entregue ou não.

Vantagens para a sua empresa ao utilizar o Microsoft Exchange

Diante dos benefícios listados, é possível concluir que as vantagens que a sua de utilizar o Microsoft Exchange são muitas e passam pelo aumento da produtividade do negócio.

Mas como isso acontece? Como esse serviço pode ajudar sua organização a prosperar? Confira:

Integração das equipes

Vale destacar que, com uma única conta no Microsoft Exchange, é possível que a sua empresa consiga integrar centenas de endereços de e-mails, unificando a base de dados.

Essa integração permite que todos os departamentos da sua empresa consigam ter um ambiente maior de colaboração, ampliando a velocidade e a eficiência dos contatos, ocasionando a resolução de demandas com mais rapidez e eficiência.

Produtividade

A integração naturalmente favorece a produtividade porque melhora a dinâmica de trabalho entre as equipes.

O Microsoft Exchange contribui para que os funcionários da empresa resolvam demandas e recebam informações de forma segura, praticamente instantânea e sem ruídos de comunicação entre os diversos setores.

Isso favorece o andamento de processos e projetos, permitindo que sua empresa melhore o ritmo de produção sem perder a qualidade das entregas.

Eficiência na comunicação com o cliente

Por ser um serviço em nuvem, o Microsoft Exchange trabalha também aliado ao marketing e atendimento ao cliente da sua empresa. Quando o assunto é o atendimento ao cliente, o sistema de e-mails deve ser eficiente e estável.

Como você já deve saber, empresas podem estreitar laços com a clientela por meio do envio de e-mail marketing e ao fazer dessa ferramenta um eficiente canal de comunicação.

Assim, divulgações podem ser feitas, assim como solicitações dos clientes podem ser prontamente atendidas. Para que tudo corra conforme o esperado, é fundamental que o serviço de e-mail em uso seja seguro e eficiente.

Como contratar o Microsoft Exchange

Se você gostou de tudo o que viu sobre o Microsoft Exchange e gostaria de contar com essa ferramenta no dia a dia de sua empresa, procure um consultor da Prolinx.

O Exchange é apenas uma das aplicações presentes nos pacotes do Office 365 e há um plano ideal para o seu negócio. A conversa com o especialista, com base em um detalhamento do perfil de sua empresa, é fundamental para a escolha do plano mais adequado.

Quer saber mais sobre o Office 365? Saiba o que é e por que escolher o Office 365 e tirar proveito de cada uma de suas aplicações!