Você já deve saber que o Office 365 é o pacote de aplicativos da Microsoft. Entre essas aplicações está o SharePoint Online. Já conhece?

Se você sabe um pouco de inglês, já deve estar deduzindo corretamente que o Microsoft SharePoint tem a ver com compartilhamento.

Independentemente do seu domínio do idioma, há muito mais que você precisa saber sobre essa solução criada para facilitar a rotina de sua empresa, sobretudo em um contexto em que o trabalho remoto ganhou força.

Siga em frente com a leitura e saiba mais!

O que é o Microsoft SharePoint

O Microsoft SharePoint é um serviço baseado em nuvem criado para facilitar o armazenamento e compartilhamento de dados.

Existe uma versão, identificada como SharePoint Server, que pode ser instalada e implementada por sua empresa. Existe também um caminho mais acessível a essa solução por meio de um plano do Office 365 com o SharePoint Online.

A ideia é que os funcionários de sua organização possam usar o SharePoint para criar sites e, por meio deles, fazer o compartilhamento de informações com os colegas de trabalho, parceiros comerciais e até mesmo clientes.

Atualmente, o volume de dados produzidos em ambiente virtual é cada vez maior e as empresas dependem mais e mais dessas informações para manter suas rotinas.

Ter formas de compartilhá-las de forma segura, simples e rápida já se tornou uma necessidade e é isso o que o SharePoint tem a oferecer.

O que você precisa saber sobre o SharePoint

O Microsoft SharePoint pode ser acessado por meio de computadores desktop, laptops convencionais ou Macs, e dispositivos móveis.

Assim, falamos de uma ferramenta que pode facilitar o dia a dia de quem está na organização, atuando in loco, e também de quem está trabalhando remotamente.

De acordo com a própria Microsoft, o SharePoint “fornece um rico ambiente de colaboração onde as pessoas dentro e fora da sua organização podem trabalhar juntas, coautoras de documentos”.

Em outras palavras, se sua empresa tiver adotado o home office ou o modelo híbrido, a troca de documentos e outras informações entre as equipes pode ser mantida facilmente.

Tudo que os funcionários de sua organização precisam para acessar o SharePoint, uma vez que a solução for contratada, é o acesso à internet e a um navegador como o Chrome, ou Microsoft Edge ou outros.

Ainda, é possível personalizar os sites a serem criados para os compartilhamentos de forma a manter uma dinâmica simples e organizada para o trabalho em equipe.

Vantagens do Microsoft SharePoint

Você já deve ter sido capaz de perceber pontos positivos do Microsoft SharePoint com base na apresentação feita até aqui.

Para complementar sua percepção e deixar tudo às claras, queremos destacar algumas vantagens dessa solução. Veja só:

• favorece a comunicação e otimiza o trabalho em equipe;
• permite que informações sejam localizadas rapidamente;
• pode ser útil a toda a organização, criando ambientes (sites) de compartilhamento conforme a necessidade de cada setor ou equipe;
• garante a criação de ambientes seguros inclusive para a inclusão de convidados, ou seja, para a concessão de permissões de acesso a terceiros.

A segurança no compartilhamento com convidados

Como a segurança de dados é sempre uma preocupação para as organizações, o que é bastante válido, consideramos necessário aprofundar um pouco neste ponto.

O que você precisa saber é que o SharePoint permite a configuração de diferentes recursos de proteção para evitar riscos quando um convidado recebe acesso para um site, por exemplo.

Entre as estratégias possíveis, estão:

• criar autenticação multifator;
• configurar os termos de uso;
• permitir que o acesso por convidados seja somente Web no caso de dispositivos não gerenciados;
• configurar uma política de tempo limite por sessão para que os convidados façam autenticação diária;
• atribuição automática de rótulo de confidencialidade a documentos com informações confidenciais;
• configurar revisões trimestrais de acesso dos convidados para conferir o status de suas permissões.

SharePoint e o funcionamento em nuvem

Mencionamos que o Microsoft SharePoint é uma solução que funciona em nuvem e isso é mais relevante do que pode parecer em um primeiro momento.

Você já deve estar ciente dos benefícios das soluções em nuvem. Entre eles, ressaltamos aqui a possibilidade de contratação de um serviço adequado às necessidades da empresa.

Como parte do pacote Office 365, o SharePoint se encaixa em diferentes planos: Microsoft 365 Business Basics, Business Standard, Business Premium , e Microsoft 365 Apps.

Limites como a capacidade de armazenamento, o número de sites que podem ser criados e a quantidade de usuários varia de acordo com o plano contratado. Algo que depende daquilo que a empresa precisa.

Conclusão

No fim das contas, o Microsoft SharePoint é uma ferramenta que resolve uma questão básica de compartilhamento de dados de forma simples e segura.

Por essa razão, é uma solução útil a empresas de todos os portes, inclusive àquelas que não possuem funcionários atuando remotamente. Afinal, o virtual segue presente até na rotina de escritórios que funcionam de forma presencial.

A implementação do SharePoint pode ser simples, mas pode ser necessário se informar sobre migração e governança para que os dados sejam transferidos adequadamente.

Assim, caso precise de orientações e auxílio no processo, busque ajuda de especialistas como os do time da Prolinx.

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